1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu internetowego Velo Rastelio dostępnego pod adresem https://velorastelio.com (dalej: „Serwis”) jest podmiot prowadzący agencję eventową Velo Rastelio (dalej: „Administrator”, „my”). Dane kontaktowe Administratora zostały wskazane w sekcji „Kontakt w sprawie prywatności”.
Administrator odpowiada za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych, w szczególności z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa krajowego.
W ramach działalności eventowej organizujemy luksusowe wydarzenia biznesowe i prywatne na terenie całej Polski. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania ofert, obsługi zapytań, realizacji umów oraz prowadzenia komunikacji marketingowej w sposób dopasowany do profilu naszych Klientów i Gości.
2. Zakres zbieranych danych
Zakres danych osobowych, które możemy przetwarzać w związku z korzystaniem z Serwisu, zależy od sposobu, w jaki użytkownik z niego korzysta. Co do zasady gromadzimy następujące kategorie danych:
Dane przekazywane dobrowolnie przez użytkownika
- imię i nazwisko, nazwa firmy oraz stanowisko służbowe,
- adres e-mail oraz numer telefonu kontaktowego,
- dane identyfikujące organizację (np. NIP, podstawowe dane fakturowe – w przypadku Klientów biznesowych),
- informacje dotyczące planowanego wydarzenia, takie jak typ eventu (np. gala, bankiet, wieczór tematyczny), przewidywana liczba gości, preferowana lokalizacja, termin czy zakres dodatkowych usług (np. oprawa muzyczna, scenografia, obsługa foto/wideo),
- treść wiadomości wysyłanej za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie /contact-us/ lub bezpośrednio na nasz adres e-mail,
- dane podawane przy zapisie na newsletter, jeśli taka funkcjonalność jest udostępniona (adres e-mail, preferencje dotyczące treści).
Dane zbierane automatycznie podczas korzystania z Serwisu
Podczas odwiedzania naszej strony internetowej w sposób automatyczny mogą być zbierane dane o charakterze technicznym związane z korzystaniem z Serwisu, w szczególności:
- adres IP urządzenia,
- rodzaj i wersja przeglądarki internetowej, system operacyjny oraz typ urządzenia,
- data, godzina oraz czas trwania wizyty w Serwisie,
- podstrony odwiedzane w ramach witryny, sposób korzystania z nawigacji, interakcje z treściami (np. kliknięcia, przewijanie),
- źródło wejścia (np. wyszukiwarka internetowa, media społecznościowe, kampania reklamowa).
Dane te mają charakter statystyczny i z reguły nie są wykorzystywane przez Administratora do bezpośredniej identyfikacji konkretnego użytkownika. Jeśli jednak na podstawie tych informacji możliwa byłaby identyfikacja osoby fizycznej, traktujemy je jako dane osobowe w rozumieniu przepisów prawa.
3. Cel przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w określonych, prawnie uzasadnionych celach. W szczególności przetwarzanie odbywa się w następujących celach:
Realizacja usług i obsługa zapytań
- przygotowanie i przedstawienie spersonalizowanych ofert organizacji wydarzeń,
- udzielanie odpowiedzi na zapytania przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego, telefonicznie lub pocztą elektroniczną,
- zawarcie i wykonywanie umów dotyczących organizacji eventów, koordynacji atrakcji, zapewnienia scenografii, obsługi gastronomicznej i pozostałych usług towarzyszących,
- utrzymywanie bieżącego kontaktu roboczego w związku z przygotowaniem i przeprowadzeniem wydarzeń.
Marketing bezpośredni i komunikacja biznesowa
- przesyłanie informacji o ofercie agencji, nowych usługach, pakietach VIP i inspiracjach eventowych (np. poprzez newsletter lub spersonalizowaną korespondencję e-mail),
- organizacja działań promocyjnych i informacyjnych, takich jak wysyłka zaproszeń na wybrane wydarzenia branżowe czy prezentacje koncepcji wieczorów tematycznych,
- tworzenie zestawień, analiz i statystyk niezbędnych do planowania rozwoju usług oraz dopasowania treści marketingowych do zainteresowań użytkowników.
Ulepszanie funkcjonowania Serwisu
- monitorowanie sposobu korzystania z Serwisu w celu optymalizacji jego struktury, zawartości i funkcjonalności,
- zapewnienie bezpieczeństwa korzystania z Serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom i nieuprawnionemu dostępowi,
- prowadzenie anonimowych statystyk odwiedzin, analizowanie efektywności kampanii marketingowych oraz dostosowywanie treści do potrzeb użytkowników.
4. Podstawa prawna przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wówczas, gdy spełnione są odpowiednie podstawy prawne przewidziane przez RODO oraz przepisy krajowe. W zależności od konkretnej sytuacji i celu przetwarzania, podstawą prawną może być:
- zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w szczególności w przypadku zapisu na newsletter, zgody na komunikację marketingową drogą elektroniczną lub obsługi wybranych plików cookies niewymagających przetwarzania na innej podstawie prawnej,
- niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – przykładowo podczas kontaktu w sprawie organizacji wydarzenia, przygotowania oferty, realizacji zamówionych usług eventowych oraz obsługi posprzedażowej,
- spełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w szczególności w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej, podatkowej oraz rozliczeniowej,
- prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – polegający m.in. na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami, zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu, prowadzeniu analiz i statystyk oglądalności, a także realizacji marketingu bezpośredniego usług własnych.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, użytkownik ma prawo w każdym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
5. Uprawnienia użytkowników
Każdej osobie, której dane osobowe są przez nas przetwarzane, przysługują następujące prawa wynikające z przepisów RODO:
- prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane osobowe oraz otrzymania ich kopii,
- prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych,
- prawo do usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przez przepisy,
- prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia zakresu lub celu przetwarzania danych,
- prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
- prawo sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania, a także w dowolnym momencie wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego,
- prawo do wycofania zgody – w każdym czasie, jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania,
- prawo wniesienia skargi – do organu nadzorczego, w szczególności Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.
W celu realizacji powyższych uprawnień można skontaktować się z nami w sposób wskazany w sekcji „Kontakt w sprawie prywatności”. W miarę możliwości odpowiadamy na zgłoszenia niezwłocznie, nie później niż w terminie określonym w przepisach prawa.
6. Przekazywanie danych
W uzasadnionych przypadkach dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów, o których mowa w niniejszej polityce. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
- podmioty świadczące na naszą rzecz usługi informatyczne, hostingowe, mailingowe oraz analityczne,
- partnerzy zaangażowani w organizację wydarzeń, tacy jak podwykonawcy techniki scenicznej, firmy cateringowe, dostawcy dekoracji, obsługi foto/wideo oraz inne podmioty wspierające realizację eventów,
- podmioty świadczące usługi księgowe, doradcze i prawne, jeżeli jest to uzasadnione zakresem współpracy,
- organy publiczne i instytucje uprawnione do uzyskiwania danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności w związku z toczącymi się postępowaniami.
W przypadku przekazywania danych podmiotom przetwarzającym je w naszym imieniu, zawieramy z nimi odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zapewniające bezpieczeństwo i poufność informacji. Co do zasady nie przekazujemy danych użytkowników do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli zaistnieje taka konieczność, przekazywanie będzie odbywać się wyłącznie z zastosowaniem zabezpieczeń wymaganych przez RODO.
7. Ochrona i bezpieczeństwo danych
Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych – z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania, a także ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
W szczególności stosujemy następujące rozwiązania:
- zabezpieczenia infrastruktury serwerowej oraz regularne aktualizacje oprogramowania,
- stosowanie szyfrowania transmisji danych (m.in. protokół HTTPS),
- procedury nadawania i weryfikacji uprawnień dostępu do danych, ograniczające dostęp wyłącznie do osób uprawnionych i odpowiednio przeszkolonych,
- regularne tworzenie kopii zapasowych oraz monitorowanie systemów pod kątem potencjalnych zagrożeń,
- stosowanie polityk wewnętrznych dotyczących ochrony danych, poufności informacji oraz reagowania na incydenty bezpieczeństwa.
Mimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, podejmiemy działania zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym – jeśli będzie to wymagane – poinformujemy właściwy organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą.
9. Okres przechowywania danych
Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane. W szczególności:
- dane przetwarzane w związku z zapytaniami przesyłanymi za pośrednictwem formularzy kontaktowych są przechowywane przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ewentualnego prowadzenia dalszej korespondencji, a następnie – przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
- dane związane z realizacją umów dotyczących organizacji wydarzeń są przetwarzane przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu – przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz przez czas wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
- dane wykorzystywane w celach marketingu bezpośredniego, w tym w ramach newslettera, są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub skutecznego wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,
- dane zbierane za pomocą plików cookies przechowywane są przez okres wskazany w ustawieniach poszczególnych plików lub do czasu usunięcia ich przez użytkownika z przeglądarki.
Po upływie okresów przetwarzania dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.
10. Zmiany w polityce prywatności
Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w razie zmian obowiązujących przepisów prawa, wdrożenia nowych funkcjonalności Serwisu lub modyfikacji zakresu przetwarzania danych osobowych.
O istotnych zmianach będziemy informować poprzez zamieszczenie zaktualizowanej wersji dokumentu w Serwisie wraz z odpowiednim oznaczeniem daty jego obowiązywania. W przypadku zmian wymagających uzyskania nowej zgody użytkownika (np. dotyczących plików cookies lub komunikacji marketingowej) poprosimy o jej ponowne wyrażenie.
Rekomendujemy regularne zapoznawanie się z treścią niniejszej polityki, aby być na bieżąco z tym, w jaki sposób chronimy dane osobowe i prywatność użytkowników.
11. Kontakt w sprawie prywatności
Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można kierować do Administratora za pomocą następujących kanałów kontaktu:
- formularz kontaktowy dostępny w zakładce /contact-us/,
- adres e-mail przeznaczony do kontaktu w sprawach ochrony danych (wskazany na stronie kontaktowej),
- dane adresowe i telefoniczne agencji dostępne w sekcji kontaktowej Serwisu.
W zgłoszeniu prosimy – w miarę możliwości – o podanie informacji pozwalających nam jednoznacznie zidentyfikować zakres sprawy (np. opis żądania, kontekst kontaktu, adres e-mail użyty wcześniej do komunikacji). Ułatwi to sprawne i rzetelne udzielenie odpowiedzi.